За Законом України від 05.02.2021 року № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки.

Електронна трудова книжка - це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.

Оцифрування трудових книжок передбачає накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладення трудових договорів, призначення пенсій тощо.

Ця сучасна система дає змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»), а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

В електронну трудову книжку вносяться відцифровані будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж, а саме:
• документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• військовий документ.

Скановані копії паперових трудових книжок можуть подаватися як роботодавцем, так і самим працівником.

Впровадження електронної трудової книжки є передумовою для подальшої реалізації автоматичного призначення пенсії без додаткового звернення.

Працівникам та роботодавцям згідно з вищезазначеним Законом на оцифрування трудових книжок відведено час до 10 червня 2026 року.